Sommerferien im Betrieb: Absenzen & Zeiterfassung im Griff

Der Sommer bringt jedes Jahr dasselbe Muster: Erst stapeln sich die Ferienanträge, dann kommen die Krankmeldungen aus den Ferien zurück – vom Schnupfen aus der Flugzeug-Klimaanlage bis zum «Bali Belly». Wer dabei den Überblick behält, plant entspannter. Hier die wichtigsten Absenz-Situationen und wie du sie sauber abwickelst.

Zwei Wellen von Absenzen – im Sommer kommen sie zusammen

Über das Jahr verteilt sind Absenzen meist gut steuerbar. Im Sommer überlagern sich aber zwei Wellen: die geplanten Absenzen (Ferien, verlängerte Wochenenden, schulfreie Brückentage) und die ungeplanten (Krankheit, oft direkt nach oder sogar während der Reise). Beide landen im selben Zeitraum – und genau dann ist die Personaldecke ohnehin am dünnsten.

Der Trick ist nicht, jede Absenz zu verhindern. Der Trick ist, jede Absenz an einem Ort sichtbar zu haben: wer ist wann weg, warum, und wer übernimmt. Mit Zetteln, WhatsApp-Nachrichten und Zurufen auf dem Flur geht das im Juli unter.

Welle 1: Ferien und verlängerte Wochenenden anfragen

Die häufigste Sommer-Absenz: Mitarbeitende möchten Ferien beziehen oder ein Wochenende um den Donnerstag oder Montag verlängern. In Cuberion stellen sie den Antrag direkt in der App – mit Start- und Enddatum, Typ (Ferien, unbezahlt, Kompensation) und einer kurzen Bemerkung.

• Antrag in Sekunden: Mitarbeitende tippen die gewünschten Tage ein, der Resturlaub wird gleich mit angezeigt – Diskussionen über «wie viele Tage habe ich noch?» entfallen.
• Du genehmigst mit einem Tipp: Die Anfrage landet bei der zuständigen Führungsperson. Annehmen oder ablehnen, fertig – inklusive Benachrichtigung an die Person.
• Überschneidungen sofort sichtbar: Bevor du zusagst, siehst du im Team, wer im selben Zeitraum schon weg ist. So vermeidest du, dass die halbe Equipe gleichzeitig am Strand liegt.

Gerade verlängerte Wochenenden rund um Feiertage häufen sich – wenn alle dieselben drei Tage wollen, hilft nur ein gemeinsamer Kalender, in dem das «first come, first served» transparent abläuft.

Welle 2: Wenn die Ferien krank machen

Kaum ist die Reise gebucht, meldet sich der Körper: die Erkältung aus der eiskalten Flugzeug-Klimaanlage, der Sonnenstich, oder der Klassiker aus warmen Ländern – «Bali Belly», also Reisedurchfall. Solche Krankmeldungen kommen im Sommer gehäuft, und sie wollen sauber erfasst sein.

In Cuberion meldet sich die betroffene Person krank – mit Datum und, sobald vorhanden, dem hochgeladenen Arztzeugnis direkt als Foto. Du hast die Meldung dokumentiert, ohne dass ein Zettel verloren geht.

Wichtig für die Schweiz: Wer während der Ferien ernsthaft krank wird und das mit einem Arztzeugnis belegen kann, dem dürfen diese Tage nicht als Ferien angerechnet werden – sie können nachbezogen werden. Voraussetzung ist, dass die Krankheit den Erholungszweck der Ferien wirklich vereitelt (z. B. Bettlägerigkeit oder Spitalaufenthalt). Eine leichte Erkältung reicht in der Regel nicht. Wer die Krankmeldung und das Zeugnis sauber in einem System hat, kann später genau nachvollziehen, welche Tage gutgeschrieben werden.

Zeiterfassung läuft weiter – auch wenn das halbe Team weg ist

Während die einen am Meer sind, halten die anderen den Betrieb am Laufen – oft mit Mehrarbeit. Genau jetzt zahlt sich eine laufende Zeiterfassung aus:

• Saldo vor den Ferien: Bevor jemand geht, siehst du Überstunden und Ferienguthaben auf einen Blick – ideal, um Überstunden gleich über die ruhige Zeit abzubauen.
• Vertretungen sauber erfasst: Wer Schichten oder Einsätze übernimmt, erfasst seine Zeit wie gewohnt – inklusive allfälliger Zuschläge. Nichts geht im Ferien-Chaos vergessen.
• Absenzen und Zeiten am selben Ort: Ferien, Krankheit und gearbeitete Stunden fliessen in dieselbe Übersicht. Die Lohnabrechnung im August wird damit zur Fleissarbeit von Minuten statt Stunden.

Mehr dazu, wie die Zeiterfassung GAV-konform bleibt, liest du im Beitrag zur GAV-konformen Zeiterfassung 2026.

Der Absenzkalender: ein Blick genügt

Das Herzstück der Sommerplanung ist der gemeinsame Absenzkalender. Statt fünf Excel-Listen pro Abteilung siehst du auf einem Bildschirm, wer wann weg ist – und in welchem Kontext. So liest sich das in der Praxis:

Den Absenzkalender und die einzelnen Absenztypen findest du im Detail auf der Funktionsseite zu Absenzen.

Fazit

Sommerferien sind kein Ausnahmezustand – sie sind planbar. Wer Ferienanträge, verlängerte Wochenenden und die unvermeidlichen Krankmeldungen aus den Ferien an einem Ort sammelt und die Zeiterfassung einfach weiterlaufen lässt, geht entspannt durch den Juli und August. Und die Lohnabrechnung danach ist in Minuten erledigt statt im Zettelberg vergraben.